Пробные занятия. Бесплатно!
Приглашаем всех желающих посетить бесплатные пробные занятия по курсам МВА и профессиональной подготовки. Занятия проходят в реальных группах, никаких постановочных занятий. Ознакомиться с расписанием пробных занятий, выбрать заинтересовавшее и зарегистрироваться на него можно здесь


Внедрение системы электронного документооборота на примере системы DocsVision в рамках управляющей компании холдинга

Шульга В.А.
выпускник группы MBA CIO-33
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

В наше время трудно себе представить, чтобы крупное предприятие обходилось бы без регламентированной документарной деятельности. Хотя я и не исключаю, что малые предприятия, такие как индивидуальные предприниматели, вполне спокойно могут обойтись без оной, особенно когда все сотрудники располагаются в рамках одного помещения и что ещё идеальнее их несколько и все сидят за одним столом.

Можно конечно рассуждать, что это связано с тем, что всё вокруг ускоряется, и темп жизни и сама бизнес среда, да и вообще это модно. Наверное, всё так и есть. Однако я считаю, что для перехода от бумаги к цифре есть более объективные предпосылки.

Ответственные за документооборот в организации, как правило - это канцелярия или служба управления делами, всё чаще сталкиваются с необходимостью управлять процессом прохождения документов по всему циклу их жизни. Если не управлять, то очевидно будет бардак, например, не понятно где лежит подписанный договор или у кого на согласовании лежит служебная записка и т.д. Электронный документооборот (ЭДО) как раз и помогает ответить на эти и ещё ряд других вопросов.

Для организации работы ЭДО в настоящее время существует довольно много систем электронного документооборота (СЭД). Все они обладают богатым функционалом и разной стоимостью.

Предпосылками к внедрению системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами в управляющей компании явились необходимость применения общих подходов к работе с документами в рамках холдинга и возросшие требования к прозрачности бизнес-процессов, а также обеспечение руководства актуальной и достаточной для принятия решений информацией по документам.

Цели были поставлены следующие: повысить скорость поступления информации о выполненных поручениях в управляющую компанию; повысить уровень исполнительской дисциплины; сократить сроки согласования документов; улучшить качество взаимодействия управляемой компании с управляемыми организациями; стандартизировать деятельность.

Объектом исследования в данной работе является управляющая компания одноимённого холдинга ООО «ГРУППА АГРОКОМ»,  а предметом – процесс внедрения в ней СЭД «DocsVision».

В работе решаются следующие задачи:

  • определение  требований к СЭД;
  • проведение анализа отечественного рынка СЭД;
  • определение задач проекта;
  • описание методики проекта по внедрению СЭД;
  • экономическое обоснование внедрения СЭД;
  • описание процесса внедрения.

«ГРУППА АГРОКОМ» - это российская группа компаний, владеющая активами в предприятиях табачной и мясной промышленности, в сельскохозяйственных предприятиях, в сети розничной торговли в Южном федеральном округе. Создана в 2004г. В группу компаний входит более чем 40 предприятий. Общее число сотрудников группы свыше 15000 человек. Самыми крупными  являются табачный и мясной бизнес-комплексы.

При этом сотрудники управляющей компании могут занимать руководящие посты в управляемых бизнесах. Соответственно, возникли ситуации, когда данные сотрудники получают задания в рамках управляющей компании, но исполнять его должны в рамках управляемого бизнеса.

Таким образом, возникла необходимость создания распределенного решения, охватывающего все предприятия табачного и мясного бизнес комплексов холдинга и управляющей компании.

В работе описаны:

  • этапы проекта;
  • требования к документам проекта;
  • рамки проекта;
  • взаимодействие сторон в проекте;
  • архитектура решения;
  • организация работы с документами;
  • распределённое решение межфилиального обмена.

В заключении сделаны выводы о результатах проделанной работы.
Внедрённая на предприятии СЭД «DocsVision» обеспечила автоматизацию следующих функциональных областей:

  • процессы регистрации входящих документов;
  • вынесение резолюций;
  • контроль исполнения резолюций;
  • процессы подготовки, согласования, подписания и регистрации исходящих документов;
  • процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации внутренних документов, контроль исполнения;
  • процессы, связанные с подготовкой, ознакомлением и контролем исполнения по ОРД следующего вида:
    • приказы по основной деятельности;
    • приказы по кадрам;
    • доверенности;
    • распоряжения;
    • процессы подготовки, согласования, подписания и регистрации договоров;
    • процессы регистрации, согласования, ознакомления и исполнения протоколов;
    • процессы регистрации протоколов советов директоров, регистрации, ознакомления и исполнения выписок из протоколов советов директоров;
    • процессы регистрации, исполнения и контроля поручений (поручений генерального директора и совета директоров);
    • процессы создания, согласования и ввода в действие документов системы менеджмента качества;
    • процесс замещения сотрудников;
    • процессы, связанные с построением электронного хранилища документов компании.

Самым ценным в проекте было внедрение распределённого решения межфилиального взаимодействия. Это решение позволило не только объединить циклы делопроизводства бизнес комплексов и управляющей компании в единую систему управления документами и заданиями, но и настроить бизнес-процессы передачи документов и заданий между руководством холдинга и руководством бизнес - комплексов. Теперь не вызывает никаких сложностей работа с поручениями или договорами в нашей территориально разнесённой группе компаний.

С увеличением количества электронных документов в системе, как следствие существенно снизился расход бумаги. И как показывает расчёт ROI проект окупается довольно быстро, в районе года.

В настоящее время с СЭД работает практически весь управленческий персонал разного  уровня.  И если поначалу были проблемы с пользователями вплоть до лёгкого саботажа, то в настоящее время таких проблем нет. Этому способствовало несколько факторов, но главными я считаю заинтересованность в результате руководства предприятия, и большое внимание обучению и сопровождению конечных пользователей.

Рубрика: 
Корпоративные системы управления
Ваша оценка: Пусто Средняя: 10 (2 голосов)
Школа IT-менеджмента Экономического факультета АНХ, 119571, Россия, г. Москва, проспект Вернадского, д. 82 корп. 2, офис 207, тел.: +7 (495) 933-96-00, Copyright @ 2008-2009