Управление информацией в системе отчетности как инструмент повышения эффективности работы коммерческого блока

Осипенко Сергей Сергеевич
Выпускник группы ITM-10
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ
Ведущий специалист отдела оперативного планирования
департамента по работе с корпоративным сегментом
ОАО «Ростелеком»

Роль и важность знаний и информации постоянно усиливается. Способствует этому, в том числе процесс информатизации общества. Информатизация начинает интегрировать социальные, технологические, экономические, политические и культурные механизмы общественного развития. Отныне все, что связано с рождением и распространением новой информации, образует в экономике стран и мирового хозяйства масштабный сегмент сервисно-информационного производства. Благодаря новым технологическим условиям, возникающим в данный исторический период, генерирование, обработка и передача информации стали фундаментальными источниками производительности и власти.
Организации, которые учитывают полный спектр вопросов управления информацией, в своей стратегии могут опережать неподготовленных конкурентов по финансовым показателям. Активное инвестирование в инфраструктуру сервиса обуславливается ускорением темпов научно-технического прогресса и в целом углублением конкуренции.

При этом важно учитывать, что большинство исследований сосредоточены на вопросе возможностей обработки и хранения больших объемов информации. Огромные массивы данных собраны и хранятся. Теперь это часть каждого сектора и функция мировой экономике.
В меньшей степени изучена проблема, которая заключается в том, что не достаточно хранить информацию. Ее необходимо эффективно использовать, в том числе и в коммерческих целях. Эффективно на всех уровнях принятия решения: от топ-менеджмента компании до рядового специалиста. При этом необходимо учесть различные факторы, влияющие на «коэффициент полезного действия». Это может быть уровень образования, квалификация, степень детализации данных. От качества реализации и эффективности использования информационной системы далеко не в последнюю очередь зависит результат.

Доступная бизнес-аналитика

«Существует ли бизнес-аналитика «для всех»?» Любой поставщик систем BI скажет «Да» и приведет много достоинств именно своей системы. Но, в большинстве случаев они обладают существенным недостатком – недостаточно оперативно учитывают изменения, происходящие на таком рынке, как телекоммуникационный. Возникает постоянная необходимость в настройке и наладке систем со стороны специалистов IT-служб компании, сторонних поставщиков. Это в свою очередь порождает сильную зависимость и увеличение сроков принятия решений. Это серьезный фактор ограничения на высоко-динамичном рынке.

Конечно в процессе использования поставщики и руководители служб улучшают функционал систем и разрабатывают новые инструменты, но их внедрение и применение опять же сталкивается с различного рода проблемами и существенными затратами как в части трудовых так и финансовых расходов. Зачастую внедрение BI систем проходит неэффективно и не отвечает первоначально поставленным целям.

Причина в большей степени связана с проблемами самих профессиональных систем BI – в них штатно предусмотрены не все отчеты, необходимые руководителям, не заложен достаточный набор функциональных модулей, необходимый в работе. В связи с этим специалисты строят в Excel произвольные отчеты, которые приводят к беспорядку, возникающему из-за накопления различных файлов, созданных разными пользователями по состоянию на разные даты. В отчетах, которые появляются в результате подобной «самодеятельности», часто используются устаревшие или ошибочные данные. При этом отчеты нередко распространяются в рамках компании и на них полагаются без проверки. Что еще хуже, сделанные в Excel таблицы, в большинстве случаев строятся с помощью формул и ссылок на другие данные в книге, соответственно повышается риск распространить коммерческую информацию. Для снижения таких рисков необходимо применять определенные технологии.

К примеру, шаблоны и отчеты (их актуальные версии) можно сохранять на портале SharePoint, где их могут просматривать другие пользователи. Шаблоны, в свою очередь, ссылаются на данные в корпоративной БД. В некоторых случаях это позволит обновлять файлы по мере изменения данных.

Мероприятия по повышению эффективности системы отчетности на примере телекоммуникационной компании

Высокая конкуренция на рынке услуг связи приводит к постоянным и активным изменениям в коммерческом блоке. Это в свою очередь накладывает высокие требования ко всем элементам системы, в частности к оперативному мониторингу процессов, особенно, если учитывая универсальность оператора и огромный спектр услуг. Одно из важных ограничений в решении поставленной задачи – это наличие множества информационных систем, которые применяются. Они имеют много достоинств. Но, в большинстве случаев обладают и существенными недостатками:

1. низкая оперативность и гибкость с учетом специфики рынка и скорости запуска новых телеком услуг. Результат – сильная зависимость и увеличение сроков принятия решений;
2. различная степень интеграции ИС между собой. Результат – большое кол-во источников данных, сложности в анализе и наложении, увеличение трудозатрат.

Отдельно стоит отметить вопросы отчетности. Одновременная работа многих ИС создает фрагментарность систем, проблемы в интеграции и сложности в реализации. Ко всему прочему с разной степенью точности поддерживаются аналитики и отчетности, даже не смотря на наличие централизованной системы высокого уровня на платформе Oracle.

В вопросах работы с отчетностью в различных информационных системах решение возможно в интеграции данных разных источников и построении сводных показателей эффективности работы коммерческого блока. Решение задачи, в виду наличия многих условий и сложных специфических подходов в работе клиентами по большому спектру услуг, сформулировано и организовано коммерческой службой при технической поддержке IT служб.

В рамках повышения эффективности бизнес-аналитики компании выдвинуты инициативы:

1. создание единого центра сбора данных из различных информационных систем и внутренних отчетов. Автоматизация консолидации и анализа с применением технологий PowerPivot для MS Excel;
2. использование больших наборов данных для повышения коммерческой эффективности с применением технологий Data Mining;
3. создание унифицированного интерфейса доступа к полученным данным для аналитиков Компании за счет внедрения портала на платформе SharePoint и создания панелей мониторинга KPI.

Сбор данных с применением технологий PowerPivot

В качестве решения предлагается проводить «локальную» интеграцию существующих отчетов различных информационных систем в рамках отдела планирования коммерческого блока. В целях – «не плодить» новые информационные системы – в качестве решения выступит технология обработки данных с помощью модуля PowerPivot для MS Excel. Модуль представляет собой надстройку, которая распространяется бесплатно разработчиками SQL Server Analysis Services компании Microsoft. Этот превосходный инструмент для бизнеса позволяет воплотить мечту в реальность – с его помощью можно выполнять исчерпывающий анализ огромных массивов данных в офисной среде Excel.

Главные преимущества PowerPivot:

1. Возможность обработки огромных массивов данных, исчисляемых десятками и сотнями миллионов строк. Нет ограничения в 1 048 576 строк, которое присуще Excel;
2. Создание сводных таблиц на основе нескольких исходных таблиц без использования ресурсозатратных функций, таких как ВПР;
   3. Выборка данных из различных источников. Надстройка позволяет импортировать и обновлять данные из Acces, RSS, SQL Server, Oracle, Excel и других форматов;
3. Доступ к наборам данных. Возможность создания ассиметричных отчетов при работе со сводными таблицами OLAP;
4. Простой и знакомый интерфейс, выполнение расчетов. При разработке надстройки компанией Microsoft внедрен новый язык вычислений формул Data Analysis Expressions (DAX). Язык включает 117 функций расширяющих аналитические возможности системы.

В результате. Возьмем действующие промышленные аналитические системы, информация в которых сформирована на основе хранилища данных. Схематично задача подключения данных выглядит следующим образом:

Меняем процесс на более оптимальный. Для снижения сроков внедрения предварительно настроенных отчетов и для решения задачи сопоставления данных с данными из других источников, которые не подключены к действующим аналитическим системам используем PowerPivot. Модель схематично изображена на следующем рисунке.

В приложение можно импортировать данные из произвольных источников, создать связи между колонками загруженных таблиц, создать дополнительные расчетные колонки. Таким образом, в PowerPivot создается требуемая модель предметной области. В дальнейшем предусмотрена интеграция на платформе SharePoint.

Анализ больших объемов данных с применением Data Mining

Технологии глубокого интеллектуального анализа данных Data Mining – это набор методов обнаружения ранее неизвестных и практически полезных знаний, необходимых для принятия решения. Основу составляют различные методы классификации, моделирования и прогнозирования.

Применение технологии при анализе действующей клиентской базы позволяет увеличить продажи и расширить отношения. В качестве решения рекомендована надстройка SQL Server для Excel.

Внедрение портала на платформе SharePoint и создание панелей мониторинга KPI

Для оптимизации доставки и создания единого центра данных, так называемой «единой версии правды» предложено сознание внутреннего корпоративного портала структурного подразделения на платформе Share Point. Следует отметить следующие основные преимущества:

1. Создание Интернет-страниц и публикацию информации;
2. Инструменты для совместной работы и платформа для ее управления;
3. Управление контентом – максимально гибкие инструменты для настройки правил использования информацией, сортировки, политики хранения;
4. Работа в знакомой среде Microsoft Office с возможностью глубокой интеграции;
5. Создание бизнес-аналитики и доступ к информации в базах данных.

Результат

Предложенные инициативы позволяют «быстро» и без значительных затрат повысить эффективность использования данных. Управление информацией с помощью PowerPivot, ее глубокий анализ с применением Data Mining и совместная работа на платформе SharePoint позволяет значительно повысить «коэффициент полезного действия». Схематично система отчетности

В результате – исключается дублирующийся функционал с достижением экономии ресурсов и повышением доходов от новых продаж. В работе показана принципиальная возможность интеграции различных ИС «на лету». Это огромное конкурентное преимущество, особенно на таком сложном рынке, как телекоммуникационный.

Список литературы

1. Портал технического центра MSDN по разработке, Microsoft, 2012
2. Билл Джелен, Майкл Александер «Сводные таблицы в Microsoft Exсel 2010», 2011
3. Microsoft оценочное руководство «Microsoft SharePoint 2010», 2010
4. А.А. Барсегян, М.С. Куприянов, В.В. Степаненко, И.И. Холод «Технологии анализа данных: Data Mining, Visual Mining, Text Mining, OLAP» 2-е издание, перераб. и доп., 2007