Определение ИТ-стратегии предприятия в условиях неформализованной бизнес-стратегии

1. Представление компании

Компания «MSCO» была основана в 1939 году как специализированное на Арктических перевозках предприятие. С 1993 года «MSCO» преобразовано в акционерное общество открытого типа, владеющее собственными транспортными судами. «MSCO» является сегодня ведущей судоходной компанией, обеспечивающей круглогодичные транспортные операции на Северном морском пути и осуществляет следующие основные виды деятельности:

• Морские перевозки генеральных грузов и пассажиров;
• Морские перевозки углеводородного сырья

2. Обзор регионального рынка морских перевозок

Услуги по перевозкам грузов водным транспортом в районы Крайнего Севера подразделяются на следующие виды: услуги по перевозке контейнеров, нефтепродуктов, перевозке насыпных и навалочных грузов (зерна, каменного угля), по перевозке генеральных грузов. Осуществление каждого вида услуг зависит от конструктивных особенностей судов, связанных со специализацией на перевозке определенных грузов (танкеры для наливных грузов, сухогрузы для навалочных грузов, контейнеровозы). Топливно-энергетические ресурсы (каменный уголь и нефтепродукты) составляют более 50% в объеме завозимых грузов. Для сохранения лидирующих позиций на рынке морских перевозок в Северо-западном бассейне «MSCO» обновляет свой флот, следит за состоянием инфраструктуры, обеспечивающей ремонт и междурейсовое техническое обслуживание судов, занимается обучением и подбором персонала.

3. Организационная структура компании

Структуры управления многих современных предприятий были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Не исключение и компания «MSCO», в которой до сих пор используется Иерархический тип Линейно организационной структуры управления. Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Организационная структура «MSCO» представляет собой систему с достаточно не высокой степенью адаптивности, в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с философией качества, предоставления услуг в современном быстро меняющемся бизнесе и условиях децентрализованных глобальных рынков.

4. Обоснование выбора рассматриваемой темы

При построении и развитии корпоративной информационной системы предприятия, несомненно, возникают вопросы целесообразности и размерах инвестиций, необходимых для реализации стратегических целей и конкурентных преимуществ с минимальными рисками для бизнеса. Решение об инвестициях в информационные технологии, как и любые другие деловые решения, должно приниматься исходя из соображений экономической целесообразности. Крайне желательно, чтобы любые инвестиции в ИТ были обоснованы, а не сделаны в угоду моде или по иным нерациональным соображениям. Здесь главную роль играет наличие проработанной концепции и стратегии развития информационной инфраструктуры, определение мировых тенденций и темпов развития информационных технологий. Наличие такой концепции и такой стратегии развития позволяет очень оперативно, опираясь на критерии соответствия целям и задачам системы, строить и развивать информационную систему, естественно, внося коррективы по ходу ее развития.

5. Принципы планирования информационных систем

С точки зрения собственников и топ-менеджмента, ИТ-стратегия является инструментом принятия решений о том, какова будет целевая информационная система, какие задачи она будет решать, в какие сроки будет реализована и, самое главное, сколько это будет стоить. Этот подход во многом позволяет примирить интересы бизнеса, не желающего тратить значительные средства на какие-то там «железки и программки», с реальной потребностью информационного обеспечения бизнес-процессов. Составление стратегического плана ИС, а также его постоянное развитие, требуют от предприятия значительных затрат времени и средств. Однако это неизбежно, если ставится цель в долгосрочном аспекте реализовать те возможности, которые предоставляют предприятию информационные технологии и их потенциальная хозяйственная эффективность.

6. Бизнес и информационные технологии

ИТ-стратегия является составной частью корпоративной стратегии наряду с коммерческой, логистической, маркетинговой и производственной стратегиями. Ее отличие от остальных состоит в том, что она является в большей степени следствием формирования требований бизнеса, представлением о путях их реализации с точки зрения управленческой и информационной поддержки. Разработать ИТ-стратегию - значит задать функциональную стратегию предприятия, некий механизм, в котором указаны пути достижения бизнес-целей посредством информационных технологий. ИТ-стратегия дает основу для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Реализация ИТ-стратегии - один из ключевых факторов успеха предприятия, так как именно информационные технологии являются основным связующим звеном современного предприятия. Ошибки в проектировании ИТ-стратегии или выборе решений по ее реализации зачастую тормозят развитие бизнеса.

7. Управление ИТ-службой

Все системы управления информационными технологиями (ИТ) предприятий являются достаточно сложными, т.к. требуется учет интересов множества участников, вовлеченных в создание и использование ИТ-ресурсов. Информационные технологии - это технологии, применяемые для обработки информации использующие компьютеры и программное обеспечение для преобразования, хранения, защиты, передачи и извлечения информации в любом месте и в любое время. С учетом этого определения необходимо ввести понятие ИТ-менеджмент – это управление ИТ службой, охватывающее управление всеми компьютерными и коммуникационными ресурсами предприятия. Основная задача ИТ-менеджмента состоит в создании и поддержании в работоспособном состоянии приложений и инфраструктуры, на которой они исполняются. Подобный менеджмент можно разделить на три уровня: операционный, тактический и стратегический. На стратегическом уровне обеспечивается установление соответствия между информационными функциями системы и ее содержанием (контентом), и определению содержания информационных функций и ИТ-поддержке.

8. Процесс и проблемы связанные с разработки ИТ-стратегии

Главной целью большинства усилий, связанных с разработкой стратегии ИТ, является создание и представление всем заинтересованным сторонам документа, объединяющего те разделы, о которых мы говорили выше, и принятие решения о выделении ресурсов на включенные в стратегию проекты. Важной целью является использование самого процесса планирования для улучшения взаимодействия между представителями бизнес-подразделений и службой ИТ, в частности, повышение общей информированности внутри организации о возможностях, предоставляемых информационными системами предприятия, проблемах развития и эксплуатации ИТ-систем, а также согласование бизнес-приоритетов. Однако достижение всех этих целей связано с определенными проблемами, о которых важно помнить. Перечислим некоторые из них:

9. Структура документа "ИТ-Стратегия"

Фактически ИТ-стратегия определяет концепцию или способы достижения целевого состояния информационной системы, в зависимости от уровня развития конкретной организации и ориентированна на бизнес пользователей.

10. Определение ИТ стратегии при отсутствии формализованной бизнес-стратегии

Очень частой для российских компаний на практике является ситуация, когда бизнес-стратегия либо не определена вообще, либо не документирована, либо недоступна для разработчиков ИТ-стратегии. Возможно, это одно из главных препятствий, которые стоят перед ИТ-службами в плане управления теми ожиданиями, которые есть у высшего руководства по отношению к ИТ. Руководители в области ИТ должны иметь способ идентификации бизнес-стратегии.

В такой ситуации ИТ-специалистам не стоит "брать на себя слишком много" и пытаться самим сформулировать бизнес-стратегию. Дело в том, что бизнес-менеджеры во многих случаях на деле не способны сформулировать полноценную бизнес-стратегию, которая выходила бы за рамки общих утверждений типа "увеличим долю рынка на 20%". В этих условиях проект разработки стратегии может выявить их относительную некомпетентность в этом вопросе, так что они объективно будут заинтересованы в провале такого проекта.

Поэтому я постараюсь сформулировать лишь концепцию развития компании и на ее основе определить стратегию развития ИТ предприятия, разбив на следующие этапы:

По мнению Ф. Котлера, ясно сформулированная миссия действует как невидимая рука, которая направляет людей, составляющих организацию, таким образом, что они работают независимо, но, в конечном счете, коллективно во имя общей цели. Миссия нужна компании еще и для того, чтобы сотрудники знали, чего не следует делать.

«Опираясь на опыт и традиции российского судоходства, Мы эффективно и безопасно доставляем морем углеводородное сырье и генеральные грузы, увеличивая капитализацию компании на благо общества и акционеров».

12. Определение Бизнес стратегии

На данный момент в компании отсутствует формализованная бизнес стратегия. Тут надо подчеркнуть, что отсутствует «формализация», а не сама стратегия. Видимо где-то на самом верхнем эшелоне управления есть определенные договоренности между руководителем и собственником компании. Эти договоренности можно было бы, и взять как бизнес стратегию, но эта информация находиться вне зоны доступности. Вся доступная информация по данной тематике представлена в этой работе.

Формализация бизнес стратегии компании

После анализа и обобщения полученных данных была формализована стратегия компании, описание которой представлено ниже.

Увеличить к 2011 году стоимости компании на 10%, доли на мировом рынке перевозки углеводородов и стать лидером российского рынка перевозки навалочных грузов.

Как видно из формулировки, компания планирует работать не только на Российском рынке, считая свои предложения на мировом рынке вполне конкурентными. В процессе сбора информации было выделено не очень большое количество стратегических задач, но для удобства формирования бизнес стратегии, на основе которой в дальнейшем буду формировать IT стратегию, я сгруппировал их в 4 основных направления.
Для достижения главной стратегической цели компания ставит перед собой следующие стратегические задачи:

1. Обновление и модернизация флота. Компания продолжает видеть свою основную стратегическую задачу в непрерывном процессе обновления и модернизации флота.

2. Выход на новые рынки. Выход на новые рынки – также одна из главных задач в компании. На данный момент в компании ведутся переговоры об организации нескольких транспортных линий по перевозке апатита и зерна.

3. Увеличение объемов перевозок, существующим флотом. Поиск новых надежных клиентов, как в России, так и за рубежом и выстраивание с ними долгосрочных взаимовыгодных отношений и разработка программ лояльности для имеющихся клиентов, является одной из самых важных задач компании.

4. Оптимизация операционной деятельности компании, направленная на снижение накладных расходов, посредством ее автоматизации, контроля и эффективного использовании ресурсов, а также повышением квалификации персонала. С усилением конкуренции на рынке данная стратегическая задача становится все более актуальной.

Для увеличения объема грузоперевозок и снижения эксплуатационных издержек, со стороны Службы ИТ необходимо внедрить несколько прикладных систем для поддержки инновационной стратегии, а именно: мониторинг передвижения флота компании для фрахтователей и возможность отправки сообщений на суда, продвижение услуг компании через Интернет, привлечение квалифицированного персонала для работы на судах компании, через программы лояльности для экипажей судов. Организацией доступных средств коммуникаций с членами семьи и общей информированности. Для эффективного управления эксплуатационным издержками флота и снабжения запасными частями, учета себестоимости и рентабельности необходимо внедрение информационных Систем Технического менеджмента управления флотом и Управленческого учета.

13. Аудит информационной системы предприятия

На данный момент в компании существует ряд систем, автоматизирующих большинство бизнес процессов компании. Однако, интегрированная информационная система, покрывающая все бизнес-процессы, отсутствует. В результате:

• Имеет место двойной ввод данных, что значительно повышает трудоемкость учета.
• Необходимо поддерживать достаточно сложную интеграцию унаследованных и новых разнородных информационных систем
• Для формирования отчетности возникает необходимость «сведения» данных из разных систем, что снижает «прозрачность» и «достоверность» данных.
• Обмен информацией на бумажных носителях и повторный ввод их на различных участках

В качестве технологических платформ используются: «1С Предприятие версии 7.7», «DOS Clipper», «Microsoft VS.NET» и «Lotus Notes». В качестве системы управления базами данных используется SQL сервер 2005 компании Microsoft.

В 2007 году, после доклада руководству о рисках по сопровождению унаследованных платформ и сравнительного анализа недостатков и преимуществ собственной разработки, было принято решение о переносе всех бизнес приложений компании с унаследованной платформы «DOS Clipper» на «Microsoft VS.NET» и развитии корпоративной информационной системы, силами собственной Службы информационных технологий.

14. Технологическая инфраструктура

Компания располагает сложной ИТ-инфраструктурой, непрерывное функционирование всех элементов которой является обязательным условием для выполнения организацией своих основных функций. Поддержка этой инфраструктуры в рабочем состоянии является одной из основных функций ИТ-службы.

Технологическая инфраструктура соответствует потребностям бизнеса и имеет запас мощностей на 3-5 лет. В основу построения инфраструктуры заложены возможности масштабирования и увеличения вычислительных мощностей, процесс замены и модернизации устаревшего технологического оборудования и системы бесперебойного питания идет эпизодически по мере или бизнес необходимости. Однако управление технологической инфраструктурой не имеет единой платформы, что могло бы увеличить эффективность и уменьшить стоимость обслуживания ИТ инфраструктуры. Сейчас единая точка принятия заявок связанных с ИТ, реализована на корпоративной платформе Lotus, имеется возможность приема и просмотра истории заявок, заявки принимаются только в электронном виде, но нет возможности формирования отчетности, приема заявок по телефону, эскалации инцидентов, формирования базы знаний и др.

15. Служба информационных технологий

Служба информационных технологий — вспомогательное подразделение, оказывающее предприятию ИТ-услуги. Вся совокупность работ, выполняемых ИТ-службой для предприятия, называется ИТ-услугами.

Основной задачей Службы информационных технологий является разработка и сопровождения прикладных бизнес приложений, эксплуатация и поддержка технической инфраструктуры компании и обеспечение телефонной связью и передачей данных, всех офисов и судов компании. В настоящий момент Служба ИТ входит в состав Департамента безопасности мореплавания и имеет два отдела: это «Отдел Разработки прикладного программного обеспечения», который отвечает за разработку и поддержку прикладных бизнес систем, и «Отдел Системного администрирования и безопасности сети», отвечающий за эксплуатацию системного ПО и технической инфраструктуры предприятия.

Для повышения эффективности предоставления ИТ сервисов на предприятии и уменьшения уровня неопределенности между бизнесом и ИТ, необходимо переподчинить Службу информационных технологий Генеральному директору и перевести взаимоотношения ИС-службы и бизнес-подразделений предприятия под соглашение об уровне сервиса (Service Level Agreement – SLA), подчинение первому лицу, даст возможность изменить представление и значимость Службы ИТ для предприятия, а соглашение об уровне сервиса определит взаимоотношения поставщика ИТ-сервиса и пользователей, как с точки зрения Службы ИТ, так и с точки зрения бизнес-подразделений.

16. Определение ИТ стратегии

Таким образом, основой разработки стратегии ИТ является бизнес-стратегия независимо от того, существует ли она в явно сформулированной форме или нет.

Основными факторам успешного формулирования стратегии является активное вовлечение в процесс разработки ИТ-стратегии ключевых представителей бизнес-подразделений, которые участвовали в разработке своих профильных функциональных стратегий и максимальное отражение специфики бизнеса. Современные методы ведения бизнеса становятся все более контекстно-зависимыми, т. е. ориентированными на методы и способы ведения дел, адаптированными под конкретную отрасль или даже бизнес-нишу. Все это не может не сказываться на тех решениях, которые можно и нужно предлагать при разработке и формулировании ИТ-стратегии.

Стратегия информационных технологий базируется на описанных целях ИТ, из которых можно понять каким образом будут развиваться ИТ в компании, чтобы предоставлять необходимые ИТ-сервисы бизнес-подразделениям.

Определение IT-стратегии

По итогам проведенных исследований бизнеса компании можно сформулировать стратегическую цель Службы ИТ – Поддержка ИТ-инфраструктуры и внедрение перспективных информационных систем в компании, для предоставления качественных и эффективных ИТ-сервисов, обеспечивающих инновационную политику компании, увеличение объемов перевозок и снижение эксплуатационных издержек.

Ближайшими целями ИТ-службы являются:

1. Разработка и внедрение системы технического менеджмента,
2. Разработка и внедрение Управленческого учета,
3. Разработка и внедрение Прикладных программ взаимодействия с клиентами и работы с персоналом.

17. Заключение

Стратегия ИТ - это альтернатива стихийной, бессистемной автоматизации. ИТ-стратегия дает руководителям предприятий ответ на вопрос, каким образом можно использовать информационные технологии для развития бизнеса предприятия, какие ресурсы для этого нужны, что и в какой последовательности нужно делать. Наличие такого целостного долгосрочного плана позволяет оптимизировать расходы на ИТ, свести к минимуму риск закрытия тех или иных проектов из-за различных внутренних изменений в компании, а также оптимизировать численность и структуру ИТ-службы.

Разработка стратегического плана развития ИТ - это сложный и конфликтный процесс. Тем не менее, опыт тех 30% предприятий, которые уже обзавелись ИТ-стратегией, доказывает, что решить все эти проблемы и преодолеть разногласия вполне реально.

Copyright © 2008 Жарко О.П.