Оптимизация бизнес-процесса оценки стоимости работ заказной разработки в ИТ-компании

Савин А.Н.

Выпускник группы MBA CIO-43

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Совершенствование бизнес-процессов ИТ-компаний реализуется путем оптимального выбора подходов и инструментов.

Несмотря на наличие большого числа публикаций отечественных и зарубежных специалистов в области совершенствования бизнес-процессов, данная тема имеет низкий уровень проработки для ИТ-компаний.

Процессный подход является основным элементом менеджмента в ИТ-компании. В рамках процессного подхода ИТ-предприятие рассматривается как система бизнес-процессов, конечной целью которой является производство или поставка программного обеспечения или оказание ИТ-услуг. При этом одним из ключевых аспектов этого подхода является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (ИТ-организации или системы) посредством его точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания.

Эффективный менеджмент качества через призму процессного подхода можно представить условно как совокупность двух элементов:
- хорошо описанная сеть взаимодействующих процессов, определяющая деловой процесс (процессы) ИТ-организации;
- постоянно реализуемые процедуры планирования, обеспечения, управления, улучшения качества в рамках каждого процесса сети.

В соответствии с идеологией семейства стандартов ISO (ISO 12207, ISO 15288, ISO15504 и другие) наличие эффективной системы менеджмента качества в контрактных ситуациях являются объективным доказательством того, что ИТ-организация потенциально способна стабильно поставлять программно-информационный продукт (ПО, ит-услуги) отвечающий обязательным требованиям и требованиям потребителей, а также неуклонно повышать удовлетворенность потребителей.

Требование стандартов о представлении деятельности предприятия в виде сети процессов является необходимым и достаточным условием обеспечения «прозрачности» для оценки первой, второй и третьей сторонами, доказательством потенциальных возможностей обеспечения результативности. Наличие актуализированного описания процессов является «объективным доказательством» того, что они находятся под контролем, т.е. в управляемых условиях.

Описание процессов должно отражать не только отдельные процессы, но также взаимосвязи и взаимодействия между процессами. Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют собой сеть процессов ИТ-организации.

Отметим, что «процессный подход» как концепция известен уже давно, как в методологии классического менеджмента, так и в различных его техниках, таких, например, как структурный анализ сложных систем, реинжиниринг деловых процессов и др. Процессно-ориентированный подход является основой ISO 9000:2000 года.

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных, резких, скачкообразных улучшений в решающих, современных показателях результативности деятельности компании, таких, как затраты, качество, уровень обслуживания (сервис) и оперативность (темпы).

Фундаментальное переосмысление традиционного подхода предполагает исследование не только способов ведения деловых процессов, но и более фундаментальных вопросов. В ходе реинжиниринга могут быть полностью переосмыслены правила, положенные в основу текущего способа ведения бизнеса. Зачастую эти правила оказываются устаревшими или ошибочными. А сильная сторона реинжиниринга заключается в том, что он не начинается с заранее заданных предположений и ничего не принимает на веру. Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает резкие скачкообразные улучшения, под которыми понимаются улучшения показателей деятельности компании в десятки раз, а не на определенный процент, как это происходит при использовании более традиционных методов. В частности, речь идет о технологии «управления качеством» или подходе «непрерывное усовершенствование процессов». Однако традиционные методы усовершенствования бизнеса и реинжиниринг не противоречат друг другу, а, наоборот, дополняют друг друга. Так, реинжиниринг используется периодически для проведения радикальных преобразований, обеспечивающих существенное повышение эффективности процесса. А в период между этими «скачками» применяются методы постепенного улучшения для так называемой «настройки» усовершенствованных процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает вполне определенную последовательность шагов:

1. Анализ существующей бизнес-практики, на жаргоне реинжиниринга он называется составлением схемы «as-is» («как есть»).
2. Проектирование оптимальной схемы бизнес-процесса, называемой «to-be» («как будет»).
3. Планирование и фактический переход от первого ко второму.

Реинжиниринг используется как основа для анализа и совершенствования бизнес-процессов.

На основе проведенной аналитики мировой практики в области оптимизации бизнес-процессов были использованы качественные и количественные методики анализа процесса продаж программно-информационного продукта на примере конкретной российской ИТ-компании. Для выявления его эффективности было проведено моделирование бизнес-процесса «Продажа программно-информационного продукта» – построение модели «AS IS».

Выполнение процесса "Продажа программно-информационного продукта" направлено на достижение следующей цели - привлечь конвертируемый спрос к продуктам и услугам компании.

Основным результатом процесса является программно-информационный продукт, сданный заказчику в эксплуатацию.

В результате проведенного анализа бизнес-процесса «Продажа программно-информационного продукта» была выявлена недостаточная эффективность подпроцесса «Оформление продаж ПО», основной деятельностью которого является оформление сделок в соответствии с требованиями заказчика и возможностями компании.

Рисунок 1. Модель AS-IS «Оформление продаж ПО»

Результат выполнения подпроцесса «Оформление продаж ПО» является заявка на разработку ПО.

Входы подпроцесса «Оформление продаж ПО»: Заказы от клиентов, Заявка на продукт, Условия заказа, Техническое задание, Задание на разработку.

Выходы подпроцесса «Оформление продаж ПО»: Заявка на продукт, Условия заказа, Техническое задание, Соглашение о разработке ПО, Заявка на разработку ПО.

Основная задача оптимизации данного процесса лежит в плоскости проблематики проектных продаж. Стоит отметить, что каждый потенциальный заказчик перед принятием решения о покупке, желает оценить свои бизнес-возможности. Соответственно, коммерческий отдел, получив подтверждение соответствия заказчика «профилю клиента» и наличия реальной бизнес-проблемы, которую хочет решить заказчик, запускает процесс обработки заказов, процедуры которого предусматривают проведение предпроектных изысканий, для выработки коммерческого предложения.

Суть выявленной проблематики заключается в значительной затратности подпроцесса "Обработка заказов на разработку ПО", так как внутренние регламенты объекта исследований не предусматривают процедуры экспресс оценки заказываемых ИТ-решений по стоимости, продолжительности и архитектуре. Соответственно автором предлагается сценарий процесса, который хеджирует риски убытков по предпроектным изысканиям. Данный сценарий предусматривает наличие процедур экспресс оценки заказываемых ИТ-решений по стоимости, продолжительности и архитектуре, имеющий менее продолжительный путь течения процесса и низкую трудоемкость.

Найденные в модели AS-IS недостатки исправляются при создании модели TO-BE (как будет) – модели новой организации работы объекта исследований.

Рисунок 2. Модель TO-BE «Оформление продаж ПО»

Внедренная процедура экспресс оценки заказываемых ИТ-решений в сценарий «Оформление продаж ПО» представляет собой подпроцесс «Определение потребности в выполнении работ» для прохождения преквалификации заказчика.

Результат выполнения подпроцесса «Определение потребности в выполнении работ»: согласование индикативного предложения.

Выполнение подпроцесса регламентируется следующей плановой и нормативно-методической документацией: бриф (условия заказа), индикативное предложение.

Входы подпроцесса «Определение потребности в выполнении работ»: Заказы от клиентов.

Выходы подпроцесса «Определение потребности в выполнении работ»: Заявка на продукт.

В таблице 1 приводится ряд мероприятий по улучшению подпроцесса «Оформление продаж ПО».

Таблица 1 - Мероприятия по улучшению подпроцесса «Оформление продаж ПО»

В таблице 2 приведен рекомендованный набор процедур для проведения экспресс оценки заказываемых ИТ-решений. Для корректной оценки трудозатрат на создание программного продукта необходимо четко представлять количество и содержание этапов и перечня обязательных работ.

Таблица 2 - Процедуры подпроцесса «Определение потребности в выполнении работ»

Проведенное исследование, направленное на повышение эффективности управления бизнес-процессов ИТ-компании, выявило практические рекомендаций по реинжинирингу бизнес-процесса продаж.

Основные выводы исследования сводятся к следующему:

Качественный анализ модели AS-IS показал наличие проблематики в подпроцессе «Оформление продаж ПО», которая сводится к отсутствию процедур экспресс оценки заказываемых ИТ-решений Заказчиков. Количественный анализ модели AS-IS показал наличие убытков от неэффективных процедур бизнес-процесса «Оформление продаж ПО».

Добавление процесса экспресс оценки заказываемых ИТ-решений Заказчиков помог сократить расходы компании и увеличить конверсию.