Автоматизация системы бюджетирования  ИТ-службы на основе программного продукта "1С:Консолидация"

Егорова А.Ю.
Выпускник группы ITM-27
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Объект исследования

Объект исследования – компанияГруппа ГМС, которая является одним из крупнейших в России и СНГ производителей насосного, компрессорного оборудования для нефтегазового комплекса, энергетики, жилищно-коммунального и водного хозяйства, одним из ведущих производителей блочно-комплектного нефтепромыслового оборудования, а также динамично развивающейся инжиниринговой компанией, выполняющей широкий перечень проектных, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ по комплексному обустройству объектов нефтегазодобычи и объектов водного хозяйства.

Компания осуществляет свою деятельность через 17 дочерних и 1 зависимое общества, расположенных в России, Украине, Беларуси и Германии

Целью данной дипломной работы является анализ существующих на сегодняшний день в ИТ-отделе бизнес-процессов бюджетирования, и последующая их автоматизация с созданием эффективного инструмента для формирования бюджета расходов, вызванное:

1. Необходимостью систематизации и оптимизации бизнес процесса формирования бюджета расходов.

2. Необходимостью соблюдать регламент бизнес процесса формирования бюджета расходов, утвержденный головной организацией, с автоматическим формированием необходимой отчетности.

3. Необходимостью контроля за исполнением бизнес процесса формирования бюджета расходов.

4. Необходимостью получать достоверную и оперативную информацию на всех этапах бизнес процесса формирования бюджета расходов (в т.ч план-фактный анализ).

Цели проекта и критерии их достижения

Актуальность и предпосылки

Модель бюджетирования в компании ГРУППА ГМС представляет собой комплекс из методологий, регламентов и ручного заполнения бюджетов в виде Excel -таблиц  сотрудниками департаментов и дивизионов предприятий.Очевидные недостатки такого способа бюджетирования:

·Отсутствие аналитической информации для целей бюджетного управления.

·Отсутствие централизованного контроля в процессе согласования бюджетов.

·Отсутствие системы контроля на всех стадиях бюджетного цикла (предварительный — при планировании, текущий — в процессе исполнения бюджетов, последующий — по результатам план-факт анализа)

·Отсутствие сценарного подхода и поддержки версионности отчетов (сценарность, версионность и  тестовые сценарии (частичный пересчет модели по принципу «что, если»))

·Отчеты не структурированы,  одинаковые отчеты у разных предприятий имеют разный формат представления

·Обилие дублирующих друг друга отчетов, формируемых вручную, показатели которых часто противоречат друг другу.

·Временные затраты на техническую обработку полученных отчетов составляет до 2 недель, нет времени для анализа.

·Постоянные проблемы, связанные с коллективной рабой с одним файлом в Excel:

- огромное количество ссылок которые приходится переделывать ежемесячно;

- Не устойчивая работа с файлами MS Excel: большие таблицы медленно открываются, долго сохраняются, часто рушатся.

-  Информацию в Excel-таблицах очень сложно защитить от несанкционированного доступа.

- В Excel нет возможности дать пользователю право доступа только к части таблицы

·Ограниченные возможности анализа.

·Сотни входящих файлов, трудоемкость обработки данных.

Целевая модель после автоматизации предполагает полный отказ от Excel-таблиц и формирование всех  бюджетных форм в автоматизированной информационной системе.

Практическая часть

В данной работе основное внимание уделяется разработке системы бюджетирования вИТ-департаменте компании с использованием информационной системы «1С:Консолидация».

Главным результатом работ стала разработанная система бюджетного управления,  котораяуже на первом этапе внедрения показала свою эффективность:

До внедрения АС:«1С:Консолидация» бюджетирование было трудоёмким процессом. Сотрудники подготавливали огромное число документов, допускалось большое число ошибок, в том числе невозможно было проводить сценарный анализ к постоянно изменяющимся условиям деятельности.

После внедрения системы бюджетированияуровень качестваи оперативности работы существенно повысился, а количество ошибок сократилось. Удалось достигнуть следующих результатов:

• Сокращено время бюджетного цикла;

• Снижены трудозатраты при формировании бюджетов;

• Появилась возможность подготовки и анализа различных бюджетных сценариев;

• Автоматизирован факторный анализ отклонений;

• Достигнуто повышение уровня контроля над процессами планирования;

• Достигнут необходимый уровень централизации управления ИТ в рамках всей компании;

• Обеспечено единообразное развитие и исполнение ИТ–стратегии, и стратегии развития Компании;

• Обеспечена стандартизация ИТ бизнес–процессов в головном офисе и в филиалах;

• Обеспечена целостность организационной структуры управленияИТ в условиях изменения состава решаемых задач.

Также немало вопросов было решено и в части управления:

·Обеспечение руководства отчетностью в удобном формате и с различными уровнями детализации

·Повышение прозрачности процедуры формирования и согласования бюджетов

·Повышение оперативности формирования бюджетной отчетности

·Возможность контроля отклонений

·Усиление бюджетного контроля на всех стадиях бюджетного процесса и контроль экономической целесообразности планируемых и фактических показателей.

В перспективе работы в направлении реализации стратегии департамента информационных технологий УК ГРУППА ГМС планируется создание единой системы бюджетирования и управления на всем предприятии.